GDPR-asetuksen mukaiset tietosuojakäytäntömme

Päivitetty 17.5.2022: lisätty maininta Trustpilot-palvelun käyttöönotosta
Päivitetty 14.2.2022: poistettu Google Analytics -seurantapalvelun käyttö, lisätty Matomo Analytics
Päivitetty 1.7.2019: päivitetty kirjanpitäjän tiedot ja tiedot WooCommerce-verkkokauppa-alustan datasäilytyksestä
Päivitetty 1.6.2018: lisätty Dropbox-tieto
Luotu 28.5.2018

Bookmarchitecture Oy (y-tunnus 2768620-9) kerää verkkokauppa bookm-ark.fi:n asiakkailta seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Nämä tiedot kerätään asiakkaan tekemän tilauksen toimittamista varten.

Verkkokauppamme sivustolla https://www.bookm-ark.fi käyttää Matomo-data-analyysipalvelua. Palvelu analysoi seuraavaa dataa verkkosivustomme käyttäjiltä: käyttäjän sijainnin kertova ip-osoite, verkkoliikenteen lähde, verkkovierailussa käytetty selaintekniikka, verkkovierailun ajankohta, luetut verkkosivut,  sekä verkkosivulla vietetty aika. Näitä tietoja kerätään verkkosivustomme sisällön ja teknisen toimivuuden kehittämistä varten. Tiedot tallentuvat vain oman, Suomessa sijaitsevan webhosting-palvelumme palvelimille (Hostaan Oy). 

Verkkokauppamme sivustolla https://www.bookm-ark.fi käyttää Trustpilot-asiakaspalautejärjestelmää. Trustpilot A/S lähettää verkkokauppamme asiakkaalle automaattisesti palvelumme arviointipyynnön sähköpostitse, johon vastaaminen on vapaaehtoista. Lisätietoja Trustpilotin yksityisyyskäytännöistä on sivustolla https://legal.trustpilot.com/for-reviewers/end-user-privacy-terms.

Asiakkaan antamat henkilötiedot tallentuvat bookm-ark.fi-verkkokaupan tietojärjestelmään asiakasrekisteriksi. Tietojärjestelmään tallentuu myös tieto asiakkaan ostamista tuotteista. Tilaustietoja säilytetään WooCommerce-verkkokauppajärjestelmässämme seuraavasti:  Käyttämättömät asiakastilit [Retain inactive accounts] 12 kk; Toimituksessa olevat tilaukset [Retain pending orders] 2 viikkoa; Epäonnistuneet tilaukset [Retain failed orders] 2 viikkoa; Peruutetut tilaukset [Retain cancelled orders] 2 viikkoa; Toimitetut tilaukset [Retain completed orders] 12 kk; Stripe-data kuten ostotapahtuman tunnus [Retain Stripe Data] 7 päivää. Tilausten kuitteja säilytetään kirjanpitokansiossamme Suomen kirjanpitolain edellyttämät 6 vuotta.

Luovutamme Bookmarchitecture Oy:n asiakasrekisterin tietoja vain seuraaville kolmansille osapuolille: maksupalveluiden toimittajat (PayPal, Stripe ja Holvi), kuljetuspalveluiden toimittaja (Shipit), asiakaspalautejärjestelmä Trustpilot sekä yrityksemme kirjanpitäjä (Maija Siiskonen / Tili-Sissi). Säilytämme kirjanpito-tositteita salasanasuojatussa Dropbox-kansiossa. Emme luovuta tietoja muille ulkopuolisille.

Verkkokauppamme asiakasrekisteriin on pääsy vain kyseisiä tietoja käsittelevillä henkilöillä, jotka pääsevät tietoihin omilla, turvallisesti säilytetyillä ja salassa pidettävillä tunnuksillaan ja salasanoillaan.

Bookmarchitecture Oy ei lähetä markkinointiviestejä asiakkaiden antamiin sähköpostiosoitteisiin.

Voit ottaa milloin vain yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen bookmarchitect@bookm-ark.fi, jos sinulla on kysyttävää asiakasrekisteriimme tallennetuista tiedoistasi.

Bookmarchitecture Oy:n tietosuojasta vastaa Anni Vartola.

Our GDPR Compliant Privacy Policy

Updated 17 May 2022: added a mention of the implementation of Trustpilot review service
Updated 14 February 2022: disabled Google Analytics, implemented Matomo Analytics
Updated 1 July 2019: changed our accountant info and info about our WooCommerce order database settings
Updated 5 June 2018: added Dropbox info
Created 28 May 2018

Bookmarchitecture Ltd (business ID FI27686209) collects the following personal data from the customers of the bookm-ark.fi webshop: name, address, phone number and email address. This data is collected to deliver the customer’s order.

Our webshop at https://www.bookm-ark.fi monitors site traffic with Matomo data tracking service. Matomo collects the following data of the users of the bookm-ark.fi website: the user’s ip address for location tracking, traffic source, time of visit, pages visited, browser technology, and time spent on each page. This data is collected in order to improve the contents and the technical performance of our website. The data is stored only on our own webhosting servers at Hostaan Oy in Finland. 

Our webshop at https://www.bookm-ark.fi  uses Trustpilot customer feedback service. Trustpilot A/S sends our webshop customers an automatic review request by email; the response is voluntary. More information about Trustpilot’s privacy policy is available at  https://legal.trustpilot.com/for-reviewers/end-user-privacy-terms.

The personal data provided by our customers is stored in the customer database within the bookm-ark.fi data management system. The customer database also stores information about the customer’s purchase history. The customer data retainment settings in our WooCommerce database are as follows: Retain inactive accounts for 12 months; Retain pending orders for 2 weeks; Retain failed orders for 2 weeks; Retain cancelled orders for 2 weeks; Retain completed orders for 12 months; Retain Stripe Data such as customer id for 7 days. The order receipts are stored for 6 years as per the requirements of the Finnish Accounting Act.

Bookmarchitecture Ltd forwards customer data only to the following 3rd parties: our payment service providers (PayPal, Stripe and Holvi), our shipping service provider (Shipit), our customer feedback service Trustpilot A/S, and our accountant (Maija Siiskonen / Tili-Sissi). We store the receipts in a password-protected Dropbox folder.

Only the relevant personnel have access to our customer database and their access is available only with individual user ids and passwords that are safely stored and concealed.

Bookmarchitecture Ltd does not send email marketing letters.

You are welcome to email us at bookmarchitect@bookm-ark.fi if you have any concerns or questions about your data.

At Bookmarchitecture Ltd, the person responsible for data protection is Anni Vartola.